Pingpong in het bidteam

Herken je dit? Je bidteam moet een offerte in een aanbestedingsprocedure opleveren. Naast prijs speelt kwaliteit een belangrijke rol in de beoordeling. Die kwaliteit wordt bepaald aan de hand van antwoorden die je team moet geven op vragen. Wie schrijft die antwoorden? De techneuten kennen de aangeboden oplossing, maar hebben geen tijd om te schrijven. De commerciële teamleden hebben te weinig kennis van de techniek om echt antwoord te geven op de vragen. Ze spelen onderling pingpong.

Om toch maar wat tekst te hebben, verzamelt de bidmanager wat oude offerteteksten. Dan nadert de inleverdag. Iemand gaat "reviewen" en schrikt van de lappendeken van teksten met spelfouten, stijlverschillen en vooral: "geen antwoord op de vraag". In paniek beginnen tal van mensen de laatste dagen en nachten voor inlevering te reviewen en te (her)schrijven. Met als gevolg dat de lappendeken nog groter wordt. Jammer dat het zo gaat, je mist er kwaliteitspunten mee.

Ja maar "ze" kunnen niet schrijven roept iedereen naar elkaar, we moeten een tekstschrijver inhuren. Is dat wel de oplossing? Het schrijven van winnende antwoorden is niet primair een schoonschrijfuitdaging. Het gaat om de analyse wat de beoordelaar verwacht, en hoe hij de antwoorden scant (niet leest) en beoordeelt. En dat vereist een andere focus en samenwerking van het bidteam. En een andere taakverdeling en planning. 

Kunnen smurfen door een waterkraan? 

Liedtekst van de schepper, Vader Abraham: "Ja wij kunnen door een waterkraan."
Kort en krachtig antwoord dus: "Ja."
ChatGPT: "Nee, smurfen kunnen niet door een waterkraan. Smurfen zijn fictieve wezens uit de stripboeken en animatieserie van de Belgische tekenaar Peyo. Ze zijn klein van stuk en hebben een blauwe huid. Ze kunnen niet door kleine openingen zoals een waterkraan passen, omdat ze een vastgestelde grootte hebben in de verhalen. Bovendien zijn smurfen niet echt, dus kunnen ze niet fysiek door een waterkraan gaan, zelfs niet in de fantasiewereld waarin ze bestaan."

Niet alleen is het antwoord inhoudelijk fout. Je ziet ook dat ChatGPT ons enorm veel informatie geeft, waar we niet om hebben gevraagd.

Van dat etaleren van kennis hebben wij menselijke schrijvers ook vaak last. We leerden dat op school: je kreeg een hoger punt als er meer in je antwoord of scriptie stond. Maar nu is onze lezer meestal geen docent meer. Waarom zou je dan je kennis etaleren waar niet om gevraagd wordt? 

Hoe bouw je een piramide? 

Daar breken velen zich al jaren het hoofd over. Werden er zandheuvels gebruikt, rollenbanen van boomstammen, katrollen, takels, kanalen met water? Hielpen aliens of reuzen? Was er ontdekt hoe je de zwaartekracht tijdelijk kon uitschakelen? Veel wetenschappelijke en meer obscure theorieën.
Maar effectieve schrijvers weten al lang het antwoord. Zij bouwen een piramide vanuit de top. Oprolbaar schrijven heette dat vroeger. Het dwingt je te beginnen bij de kern en je te beperken tot wat je lezer echt wil weten. Het maakt je tekst makkelijk scanbaar en daardoor doelgerichter 

Gebruik jij ChatGPT al voor het beantwoorden van aanbestedingen? 

Is ChatGPT de oplossing voor winnende offerteteksten? We vragen het de bot zelf.

Zijn (of haar?) antwoord:
"Ja, ChatGPT kan u helpen bij het creëren van een offerte door u te voorzien van informatie en suggesties over de producten of diensten die u aanbiedt, de concurrentie, de branche en de specifieke vereisten van uw potentiële klant. Houd er echter rekening mee dat ChatGPT geen specifieke kennis heeft over uw bedrijf of de specifieke klant waarvoor u de offerte maakt, dus het is belangrijk om ook uw eigen expertise en kennis te gebruiken bij het maken van uw offerte."
Juist die specifieke kennis over je klant leidt tot een winnende offerte. Je bidteam moet dus toch echt ook nog zelf aan de slag. Dat kan veel slimmer en gerichter, zodat jouw sales en techneuten hun eigen kwaliteiten efficiënt inzetten. 

Kwaliteit : prijs = 70 : 30. 

Dat is de vaak de verhouding bij de beoordeling in een aanbesteding. Prijs is een hard getal, dus daar richt iedereen zich direct op. Kwaliteit is deels hard (het voldoen aan de eisen uit het bestek), deels subjectief (een rapportcijfer op basis van zachte criteria). Wat verwacht de opdrachtgever, welke doelstellingen wil hij bereiken, wanneer wordt hij echt blij? De oplossing die je biedt bepaalt de kwaliteitsbeoordeling. En vooral de manier waarop je die beschrijft. Zeker wanneer concurrenten met een vergelijkbare oplossing komen, omdat het bestek al is dichtgetimmerd door allerlei harde eisen. Dan kan de manier van opschrijven veel beoordelingspunten opleveren. Toch jammer dat een bidteam er vaak pas vlak voor de inleverdatum aan toekomt om daar serieus aandacht aan te geven. Dat kan ook anders.  

Bang voor rode potlood 

Op mijn vorige post (Schrijven is schrappen) kreeg ik enkele typische reacties: "je schrijft me in plaats van mij" en "je schrijft handvaten, maar het is handvatten". Opmerkingen over stijl dus, die ongetwijfeld gebaseerd zijn op een onverwerkt schooltrauma. Jarenlang zijn ons regeltjes ingeprent over "hoe het heurt". Regeltjes die geen enkele grondslag hebben in grammatica- of spellingsregels. Maar waarmee we elkaar wel flink bang kunnen maken. En dus durven we niet te schrijven, omdat we bang zijn zulke (vermeende) fouten te maken. Bang voor de rode streep van de meester/juf.
Maar voor wie schrijf je, nu je al heel lang van school af bent? En waarom? Niet voor de leraar met het doel een voldoende te halen voor je tekst. En bovendien, denk je nou echt dat er iemand jouw tekst zo zorgvuldig leest? Sterker nog: jouw tekst wordt helemaal niet gelezen. Jouw lezer scant/scrolt vluchtig, op zoek naar antwoord op vragen die hij/zij heeft of op zoek naar bevestiging of ontkenning van zijn (voor)oordeel.
Behalve als hij/zij je wil beoordelen op taal (wat ik waarschijnlijk ooit bij mijn reageerders heb uitgelokt). In mijn geval was het lezersdoel blijkbaar traumaverwerking: de "meester" betrappen op een fout. Maar in jouw geval? Wat wil jouw lezer weten? Waarop scant jouw lezer jouw tekst?

Effectiever schrijven

Wil je effectiever schrijven met je team aan een winnende offerte of een overtuigend plan? Daar zijn verschillende tips en handvaten voor. Belangrijk is een stappenplan, een slimme taakverdeling en planning en uiteraard het overwinnen van schrijfangst. Met best practices uit o.a. information mapping en piramideschrijven is een hoop winst te behalen. Ik vind het leuk die kennis met je te delen vanuit mijn praktijkervaring met een alternatieve aanpak.